Metagegevens.

Metagegevens zijn gegevens over gegevens. In het geval van een DMS (Document Management Systeem) zijn het gegevens over het document. Metagegevens zijn de kern van een DMS. Zij bepalen de terugvindbaarheid van informatie. Het koppelen van metagegevens aan het document is de eerste stap in het informatieproces. Het is de graadmeter van de kwaliteit van uw DMS.

Bij metagegevens kunt u denken aan de naam van de auteur, een datum van laatste bewerking, een dossiernummer, een versienummer, een contractdatum, etc. Het aantal en de combinatie van te gebruiken kenmerken is in theorie onbeperkt en geheel naar wens samen te stellen. De werkbaarheid in combinatie met de werkprocessen in uw organisatie bepaald meestal de soort, het aantal en het wel of niet verplichten van invoer en dergelijke. In het Engels wordt dit genoemd de putability.

Ieder soort document kan zijn eigen set van metagegevens hebben. Groepen van documenten kunnen een dossier vormen en aan ieder soort dossier kan ook weer een eigen set metagegevens worden gekoppeld. Zo bepalen metagegevens bijvoorbeeld welke documenten bij elkaar horen. Een gebruiker van het DMS kan door deze sets dus in één keer de bij elkaar horende documenten terug vinden zelfs als deze verspreid over het DMS zijn opgeslagen.

Wanneer gebruikt u metagegevens? Het antwoord is kort, namelijk altijd! Zelfs al zou u zelf niets aan nieuwe kenmerken toevoegen dan heeft het DMS altijd de standaard set van metagegevens met o.a. auteur, datums van plaatsen en laatste wijziging, naam van het bestand en type document. Het type is dan een technisch type, dus met welk programma kan het bewerkt. Een functioneel type als bijvoorbeeld contract maakt u door kenmerken te koppelen.

Ondanks de standaard set is het altijd aan te bevelen uw eigen functionele documenttypen te maken door het koppelen van eigen metagegevens. Bij documenttypen kunt u denken aan contract, cv, tekening, brochure en ieder ander type document dat u in de organisatie gebruikt. Daardoor kunt u dus informatie terugvinden door bijvoorbeeld te zoeken op een contract (type) met een verloopdatum (kenmerk, metagegeven) van …