Versies beheren.

Documenten worden gemaakt en bewerkt. Tijdens dit proces bestaat het document op momenten in verschillende vormen. Die vorm per moment noemen we een versie. Soms willen we bijhouden welke vorm een document had op een bepaald moment. Dat wordt versiebeheer genoemd.

Met versiebeheer wordt onderscheid gemaakt tussen gepubliceerde versie en concept versies. Een gepubliceerde versie is een primaire versie met een versienummer als 1.0, 2.0, 3.0 en zo verder. Een concept versie is een versie in bewerking en heeft een versienummer als 1.1, 1.2,.1.3 en zo verder. Een concept versie wordt een secondaire versie genoemd.

Secondaire versies, concepten dus, zijn (nog) niet voor publicatie geschikt. Een documentmanagementsysteem biedt dan ook functionaliteit om concepten te “verbergen voor het publiek”. Het publiek is dan ieder ander die geen bevoegdheid heeft om concepten in te zien. Op het moment dat het document een primair versienummer krijgt is het beschikbaar voor publiek. U kunt dat ook omdraaien, zodra een document wordt gepubliceerd krijgt het een primair versienummer.

Wanneer komt versiebeheer van pas. Bijvoorbeeld:

• U dient te weten dat de versie die u hebt de actuele is
• U wilt voorgaande versies niet publiek beschikbaar hebben
• U wilt terug kunnen vallen op voorgaande versies
• U wilt concepten niet publiek geplaatst hebben
• U wilt nagaan of dient te kunnen bewijzen dat een document is gewijzigd

Versiebeheer kan leiden tot explosieve groei van de SharePoint databases. Iedere versie is namelijk een volledig kopie exemplaar van het origineel. Als u dus een document heeft van 5 MB en daar 5 primaire versies en nog zo'n 45 secondaire versies van bewaard, neemt dit een ruimte in van 50 x 5 MB = 250 MB voor 1 document. Daar komen dan ook nog de MB's bij voor de SharePoint administratieve gegevens en de eventuele metagegevens.

U kunt de groei voor een deel beheersen door altijd maxima op te geven bij het bij te houden aantal versies.